IT die je mentale gezondheid versterkt: van stressfactor naar bondgenoot

Heb je ooit een knoop in je maag gevoeld wanneer je computer vastloopt tijdens een belangrijke klus? Die plotselinge golf van stress en frustratie is een ervaring die veel kenniswerkers dagelijks meemaken. Technologie, bedoeld om ons werk makkelijker te maken, wordt op die manier juist een bron van spanning. In deze blog vertelt Jasper van Riessen, mede-eigenaar van Masugro, hoe je IT kunt transformeren van een bron van frustratie naar een hulpmiddel waar je blij van wordt.

Waarom technologie vaak juist stress verhoogt

Technologie zou ons leven makkelijker moeten maken, maar veroorzaakt regelmatig het tegenovergestelde. Slecht functionerende IT leidt tot frustratie, chagrijn en lagere productiviteit. Veel van onze nieuwe klanten verzuchten tijdens onze kennismaking: “Als we nu eens een IT-partner zouden vinden die zorgt dat technologie gewoon werkt, dat zou zoveel stress schelen!” Dergelijke uitspraken geven precies weer wat wij bij Masugro dagelijks zien: de impact die technologie heeft op ons humeur, onze productiviteit en de gehele bedrijfsvoering.

Van stressfactor naar ondersteuning: zo maak je de omslag

Net zoals ik in mijn eerdere blog “IT als water uit de kraan” beschreef, moeten we streven naar technologie die zo vanzelfsprekend werkt als een nutsvoorziening. Hier volgen vijf gebieden waar je meteen mee aan de slag kunt:

1. Investeer in een solide basis

Zorg voor betrouwbare apparatuur, stabiele verbindingen en voldoende opslagruimte. Dit lijkt een open deur, maar ik zie dagelijks hoe bedrijven hierop bezuinigen, met alle gevolgen van dien. Een goed werkende technische basis voorkomt niet alleen stress, maar zorgt ook voor een gevoel van controle. Investeer in:

• Laptops met voldoende geheugen en verwerkingskracht
• Actieve monitoring zodat je IT-partner kan bijsturen voordat er problemen met de werkplek ontstaan
• Een stabiele internetverbinding met back-up-optie
• Automatische back-ups die je werk beschermen
• Goede ondersteuning bij technische problemen

2. Zet digitale grenzen voor een gezonde balans

Technologie maakt het moeilijk om werk en privé gescheiden te houden. Help jezelf en je team door duidelijke grenzen te stellen.

Stel heldere verwachtingen naar je medewerkers over digitale bereikbaarheid. Communiceer expliciet dat je niet verwacht dat ze ’s avonds reageren op e-mails. Dit is uiteraard eerder een kwestie van beleid dan een technische instelling, maar minstens zo belangrijk voor mentale rust.

Maak gebruik van functies zoals Focus-modus of Niet Storen op je telefoon en laptop. Deze instellingen blokkeren afleidende meldingen tijdens belangrijke werkmomenten én tijdens je vrije tijd.

Gebruik browser-extensies die afleidende websites blokkeren tijdens werkuren. Deze tools zijn vaak aanpasbaar, zodat je bijvoorbeeld toegang tot social media kunt blokkeren maar wel bij noodzakelijke websites kunt.

3. Stimuleer rust en beweging met technologie

Je computer kan je ook helpen om gezonder te werken.

Installeer een pauze-app die regelmatig korte breaks voorstelt. Deze apps herinneren je eraan om even op te staan, je ogen rust te geven of een korte ontspanningsoefening te doen.

Overweeg een slimme bureaulamp die gedurende de dag van kleur verandert, wat je biologische klok ondersteunt en oogvermoeidheid vermindert. Dit is een subtiele maar effectieve manier om je welzijn te verbeteren.

Ga verder dan alleen technische oplossingen. Bij Masugro hebben we bijvoorbeeld een pooltafel en een dartbord waarmee we onze mensen verleiden om af en toe hun schermen letterlijk de rug toe te keren. Je kunt ook een kilometervreterscompetitie organiseren, waarbij je bijhoudt hoeveel kilometer collega’s lopen tijdens hun pauzes.

4. Gebruik technologie als brug

Thuiswerken kan eenzaam zijn. Geef medewerkers redenen om naar kantoor te komen door het kantoor een plek van inspiratie te maken met innovatieve technologie die thuis niet beschikbaar is, zoals interactieve touchscreens, moderne faciliteiten voor brainstormsessies en geavanceerde samenwerkingsruimtes.

Omdat thuiswerken niet meer weg te denken is, is het belangrijk ook te investeren in een naadloze hybride werkomgeving waar mensen op kantoor en thuis prettig kunnen samenwerken. Denk aan vergaderruimtes met goede audiovisuele apparatuur die thuiswerkers écht betrekt bij online gesprekken.

Kies voor videovergadertools die interactie natuurlijker maken. Niet alle platforms zijn hierin gelijk – sommige bieden functies zoals break-out-rooms of interactieve whiteboards die samenwerking verbeteren.

Plan informele koffiemomenten in waar mensen zowel virtueel als fysiek bij kunnen aansluiten. Maak hier een vast onderdeel van de werkweek van, zodat iedereen even kan bijpraten, ongeacht de locatie.

Begin met één kleine verandering

Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Begin met één aspect dat voor jouw team het meest urgent is. Vaak is het simpelweg zorgen voor goed werkende basisapparatuur en duidelijke afspraken over digitale bereikbaarheid al een enorme verbetering.

De sleutel ligt in het besef dat technologie een hulpmiddel is, geen meester. Door bewuste keuzes te maken in hoe je IT inzet, transformeer je het van een stressfactor naar een bondgenoot die ook je mentale gezondheid ondersteunt.

Wil je weten welke technologische aanpassingen het grootste verschil kunnen maken voor jouw team? Neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek waarin we samen jouw specifieke situatie bekijken en praktische oplossingen bespreken.

Jasper