Samenwerken met je IT-partner: de afspraken die elke mkb’er moet maken

“Dat lossen we wel op als het zover is.” Een uitspraak die ik te vaak hoor als het gaat over IT-afspraken. Tot ‘zover’ betekent: systemen die platliggen, onduidelijkheid over kosten, of discussies over wie verantwoordelijk is. De rekening? Die komt altijd bij jou terecht, als ondernemer zonder eigen IT-afdeling. In deze blog vertelt Jasper van Riessen, mede-eigenaar van Masugro, welke concrete afspraken je moet maken met je IT-partner om misverstanden, risico’s en verrassingen te voorkomen.

Waarom vage afspraken altijd in jouw nadeel uitpakken

Als mkb’er zonder IT-afdeling ben je in een ongelijke positie. Je IT-partner kent de techniek, jij niet. Bij vage afspraken trek je daarom altijd aan het kortste eind.

Neem het klassieke voorbeeld van ‘beheer’. Je denkt dat alles gedekt is, tot je hoort dat updates buiten het contract vallen. Of die keer dat je server crasht op zaterdagavond en weekendservice niet inbegrepen blijkt. Die vage afspraken kosten je niet alleen geld, maar vooral continuïteit.

De vijf onmisbare afspraken voor elk mkb-IT-partnerschap

1. Definieer exact wat onder ‘beheer’ valt

‘Wij beheren uw IT’ klinkt geruststellend, maar wat betekent het? Worden updates automatisch doorgevoerd? Valt monitoring eronder? Laat je partner specifiek opschrijven wat wel en niet inbegrepen is. Bijvoorbeeld: “Maandelijks worden alle beveiligingsupdates geïnstalleerd binnen 72 uur na release.”

2. Leg responstijden en beschikbaarheid vast

Wanneer kun je je IT-partner bereiken? Maak onderscheid tussen kritieke storingen en kleine problemen. Concrete afspraak: “Kritieke storingen: reactie binnen het uur, oplossing binnen 8 uur. Niet-kritieke issues: reactie binnen 8 uur.”

3. Regel eigendom en toegang tot je data

Je data is van jou, punt. Leg vast: “Alle gegevens blijven eigendom van opdrachtgever. Bij beëindiging worden binnen 14 dagen alle data overgedragen inclusief documentatie.”

4. Maak escalatieprocedures duidelijk

Wat als je niet tevreden bent? Praktische afspraak: “Bij structurele problemen (3x binnen 2 maanden) recht op onmiddellijke opzegging.”

5. Borg kennis en documentatie

Je IT-partner mag nooit de enige zijn die weet hoe jouw omgeving werkt. Non-negotiable: “Elk half jaar  actuele documentatie van onze IT-omgeving.”

Rode vlaggen in je huidige samenwerking

Deze signalen geven aan dat je afspraken te vaag zijn:

• Je durft niet te bellen vanwege onvoorspelbare kosten
• Regelmatig ‘meerwerk’-facturen die je niet zag aankomen
• Geen idee wat er in je maandelijkse beheervergoeding zit

Veelgemaakte misverstanden

“All-inclusive met kleine lettertjes”

Een accountantskantoor koos voor ‘all-inclusive’. Nieuwe medewerkers, extra software – alles bleek meerwerk. ‘All-inclusive’ gold alleen voor de bestaande situatie.

“Back-up inbegrepen, maar restore kost extra”

Je back-ups worden netjes gemaakt, maar terugzetten? Dat kost €150 per uur. Dit ontdek je liever niet op het moment dat het echt nodig is.

Hoe leg je dit vast zonder IT-kennis?

Gebruik deze checklist:

• Vraag alles in begrijpelijke taal
• Laat voorbeelden geven van situaties
• Vraag specifiek wat NIET onder de afspraak valt
• Leg alles schriftelijk vast
• Vraag om referenties en bel ze na

Van afhankelijkheid naar partnerschap

Goede IT-partners willen heldere afspraken. Als je partner moeilijk doet over documentatie of duidelijke afspraken, is dat een waarschuwingssignaal.

Start vandaag: check of de vijf onmisbare afspraken in je contract staan. Ontbreekt er iets? Plan een gesprek. Een professionele partner werkt graag mee aan heldere afspraken.

Twijfel je over je huidige IT-afspraken? Vraag een second opinion aan. We reviewen je contract en geven concrete verbeterpunten.

Door: Jasper van Riessen, mede-eigenaar Masugro