Slimmer werken met IT zonder intern team

Stel je voor: je concurrent levert twee keer zo snel als jij. Niet omdat ze harder werken, maar omdat hun processen geautomatiseerd zijn. Terwijl jij nog Excel-lijsten bijwerkt, stromen hun orders automatisch door. Het ergste? Je betaalt evenveel aan IT als zij. Het verschil zit niet in het budget maar in de keuzes die je maakt. In deze blog vertelt Jasper van Riessen, eigenaar van Masugro, welke IT-keuzes echt voordeel opleveren voor mkb-bedrijven en hoe je zonder intern IT-team toch het maximale uit technologie haalt.

De automatiseringen die direct impact maken

Start waar de pijn zit

Kijk waar je team de meeste tijd verliest. Is dat facturatie? Orderverwerking? Klantvragen beantwoorden? Begin daar. Een bloemist automatiseerde alleen haar bestelproces en bespaart nu 10 uur per week. Die tijd besteedt ze nu aan het geven van workshops..

De laagdrempelige quick wins

Geautomatiseerde facturatie

Stop met handmatig facturen maken. Moderne boekhoudsoftware stuurt automatisch facturen, herinneringen en zelfs incasso’s. Een installatiebedrijf halveerde hun debiteurentermijn door automatische herinneringen.

Slimme inkoop

Voorraadsystemen die automatisch bijbestellen wanneer de voorraad onder een bepaald niveau komt. Een groothandel in technische onderdelen voorkomt zo ‘nee-verkoop’ en bespaart 4 uur per week aan voorraadbeheer.

Klantcommunicatie op autopilot

Orderbevestigingen, track & trace, tevredenheidsenquêtes – allemaal automatisch. Een webshop zag hun klanttevredenheid stijgen door snellere communicatie, zonder extra inspanning.

Digitale handtekeningen

Stop met printen, scannen en mailen. Digitale handtekeningen besparen niet alleen tijd maar versnellen je hele contractproces. Een makelaar sluit nu 25% sneller deals.

Voorbeelden uit de praktijk

De accountant die zijn groei verdubbelde

Door urenregistratie te koppelen aan facturatie en projectmanagement, groeide een accountantskantoor van 8 naar 16 medewerkers zonder extra administratief personeel. De software deed wat eerst twee mensen deden.

De retailer die voorraadproblemen oploste

Een modewinkel koppelde kassa, voorraad en webshop. Resultaat: real-time voorraadinzicht, geen dubbele verkopen meer, en 30% meer online omzet door accurate voorraadweergave.

Het bouwbedrijf dat marges verbeterde

Door projectadministratie te digitaliseren zag een aannemer direct waar projecten uit de hand liepen. Sneller bijsturen betekende 15% betere marges binnen een jaar.

IT die meegroeit met je ambitie

Van 5 naar 50 medewerkers zonder IT-drama

Kies systemen die meeschalen. Cloudoplossingen groeien mee zonder grote investeringen vooraf. Een recruitmentbureau groeide in drie jaar van 5 naar 35 medewerkers met dezelfde IT-basis, alleen uitgebreid waar nodig.

Voorkom vendor lock-in

Kies oplossingen met open standaarden. Zorg dat je data exporteerbaar is. Een productiebedrijf zat vast aan verouderde maatwerksoftware die €100.000 kostte om te vervangen. Met standaardsoftware was overstappen €10.000 geweest.

Investeer in integraties, niet in eilanden

Losse systemen die niet communiceren kosten je dubbel werk. Investeer liever in koppelingen tussen bestaande systemen dan in weer een nieuwe tool. API’s en integratieplatforms zoals Zapier maken dit toegankelijk zonder programmeerkennis.

De fouten die mkb’ers te vaak maken

Te complex beginnen

‘We digitaliseren alles in één keer’ – een garantie voor mislukking. Begin klein, bewijs het succes, bouw dan verder.

De goedkoopste optie kiezen

Besparen op software lijkt slim, tot je beseft dat de besparing verdwijnt in extra uren handwerk. Reken in totale kosten: software + tijd + gemiste kansen.

IT-partner niet betrekken bij businessplannen

Je IT-partner hoort te weten wat je ambities zijn. Groei je van regionaal naar landelijk? Ga je internationaal? Start je een webshop? Betrek ze vroeg, voorkom dure reparaties achteraf.

Medewerkers niet meenemen

De beste software faalt als je team het niet gebruikt. Investeer in training, luister naar feedback, vier successen. Een logistiek bedrijf zag pas resultaat toen ze chauffeurs bonus gaven voor correct gebruik van de planning-app.

Hoe je zonder IT-kennis de juiste keuzes maakt

Stel de juiste vragen aan je IT-partner

• “Welke van onze processen kunnen we met quick wins automatiseren?”
• “Wat doen vergelijkbare bedrijven in onze sector?”
• “Hoe kunnen we klein beginnen en opschalen?”
• “Wat is de terugverdientijd van deze investering?”

Focus op resultaten, niet op techniek

Vraag niet naar de nieuwste technologie maar naar concrete uitkomsten: minder handwerk, snellere levering, betere marges, hogere klanttevredenheid.

Meet je succes

Bepaal vooraf wat succes betekent. 20% tijdsbesparing? 15% minder fouten? 30% snellere doorlooptijd? Meet het na implementatie. Geen verbetering? Dan bijsturen of stoppen.

Van overleven naar excelleren

Het verschil tussen mkb-bedrijven die floreren en mkb’ers die overleven? De eersten gebruiken IT als versneller, de anderen als noodzakelijk kwaad. Je hoeft geen IT-expert te worden, maar je moet wel de mogelijkheden kennen.

Start morgen met één proces dat je irriteert. Vraag je IT-partner hoe je dit kunt automatiseren. Een goede partner denkt mee over je business, niet alleen over techniek. Ze tonen met voorbeelden wat mogelijk is, beginnen klein, en bouwen stap voor stap aan jouw digitale voorsprong.

De concurrent die nu twee keer zo snel levert? Dat kun jij over een jaar zijn. Het begint met de keuze om IT niet als kostenpost maar als investering te zien.

Wil je ontdekken welke automatiseringen jouw bedrijf direct vooruit helpen? Plan een strategiegesprek in. We analyseren je huidige processen en tonen concrete quick wins.

Door: Jasper van Riessen, mede-eigenaar Masugro