De 3 IT-keuzes die je nu maakt en die over 3 jaar pijn doen

Elke groeiende organisatie maakt IT-keuzes die op dat moment logisch zijn. Het goedkoopste pakket, de snelste oplossing, de makkelijkste route. Drie jaar later blijken precies die keuzes je groei te remmen. In deze blog vertelt Jasper van Riessen, mede-eigenaar van Masugro, welke drie keuzes directeuren het vaakst inhalen en hoe je ze voor blijft.

Keuze 1. Het cloudsysteem dat nu past, maar straks niet meeschaalt

Je hebt 80 werkplekken en je kiest een cloudoplossing die daar prima bij past. Goedkoop, snel ingericht, zo geregeld. Het probleem ontstaat pas als je naar 200 of 300 medewerkers groeit. Dan blijkt dat het systeem niet meeschaalt, dat je vastzit aan één leverancier, of dat overstappen maanden werk en een flinke rekening kost.

Neem een groothandel die in vijf jaar van 80 naar 250 medewerkers groeide. De cloudkeuze van toen werkte prima voor één vestiging. Bij de derde vestiging liep het vast: trage verbindingen, bestanden die dubbel rondzwierven, geen centraal overzicht. De besparing van toen werd een verbouwing achteraf.

Keuze 2. Niemand heeft je processen opgeschreven

Zolang je klein bent, weet iedereen hoe het werkt. Hoe je een bestelling verwerkt, hoe je factureert, hoe een nieuwe medewerker toegang krijgt. Het zit in de hoofden van een paar mensen. Dat gaat goed, tot een van die mensen vertrekt of ziek wordt, of tot je zoveel nieuwe collega's hebt dat niemand meer het hele plaatje kent.

Zonder vastgelegde processen kun je werk lastig overdragen, moeizaam opschalen en niet aantonen dat je in control bent. Dat laatste gaat wringen zodra een klant of verzekeraar vraagt hoe je je informatiebeveiliging hebt geregeld. Documentatie voelt als bureaucratie, tot het moment dat je het nodig hebt.

Keuze 3. Alles in één omgeving, zonder schotten tussen afdelingen

In het begin geef je iedereen toegang tot alles. Dat is praktisch en het werkt. Naarmate je groeit, wordt het een risico. Je financiële cijfers, je klantgegevens en je productiesystemen staan door elkaar, en iedereen kan overal bij.

Gaat er dan iets mis, een gehackt account, een vertrekkende medewerker, een fout van binnenuit, dan raakt het meteen je hele organisatie. Een goede inrichting zet schotten tussen afdelingen en rollen, zodat een probleem op één plek niet je hele bedrijf platlegt. Achteraf scheiden wat ooit door elkaar is gebouwd, kost veel tijd en geld.

Wat deze drie keuzes gemeen hebben

Geen van deze keuzes is dom. Op het moment zelf zijn ze logisch, betaalbaar en snel. Het venijn zit in de termijn. Wat je vandaag regelt, bepaalt hoeveel ruimte je over drie jaar hebt om te groeien.

Daarom kijken wij bij een nieuwe inrichting verder dan waar je nu staat. We vragen waar je over drie jaar wilt zijn, bouwen alles in je eigen Microsoft-omgeving, leggen processen vast en zetten de juiste scheidingen neer vanaf het begin. Niet omdat het moet, maar omdat het je later een dure verbouwing bespaart. Hoe IT en continuïteit samenhangen, lees je in onze blog over IT en bedrijfscontinuïteit.

Meer weten?

Benieuwd welke van deze drie keuzes jou over een paar jaar gaat opbreken? Bel Jasper op 088 040 8200 of plan een afspraak in voor een kop koffie en een eerlijke blik op je IT.

Jasper van Riessen, mede-eigenaar Masugro