Zo bereken je wat een dag stilstand jouw organisatie kost

Je begroting voor volgend jaar staat waarschijnlijk al in de steigers. Ergens daarin staat IT, meestal als kostenpost. Wat er zelden naast staat, is het bedrag dat je kwijt bent op de dag dat je systemen stilliggen en niemand kan werken. In deze blog rekent Jasper van Riessen, mede-eigenaar van Masugro, een voorbeeld door voor een bedrijf met 150 medewerkers.

De kostenpost die op je begroting ontbreekt

Bij de meeste directies gaat het gesprek over IT vooral over uitgaven. Wat kost het beheer? Wat kost die licentie? En wat kost die migratie waar we al twee jaar over praten? De andere kant van de rekening komt zelden ter sprake. Wat kost het als je organisatie door IT-uitval een dag niet kan werken?

Dat is jammer, want zodra dat getal helder is, wordt elke IT-beslissing een stuk eenvoudiger. Je hoeft dan niet meer op gevoel te beslissen of extra maatregelen voor continuïteit verstandig zijn. Je kunt het narekenen.

De rekensom voor 150 medewerkers

Neem een groothandel met 150 medewerkers. Op maandagochtend ligt de hele IT-omgeving plat. Niemand komt in het ordersysteem, de voorraadadministratie is onbereikbaar en de mail doet het niet.

De cijfers hieronder zijn geen branchegemiddelden, maar aannames in een rekenvoorbeeld. Het doel is niet om op 81.000 euro uit te komen, maar om te laten zien welke vier bedragen je voor je eigen organisatie zou moeten kennen.

Niet-productieve loonkosten. Reken met de gemiddelde werkgeverslasten per werkdag, in dit voorbeeld 300 euro, wat neerkomt op zo’n 66.000 euro per medewerker per jaar. Kan 70 procent van je mensen niets zinnigs doen, dan kost dat je 31.500 euro.

Misgelopen marge. Bij 240.000 euro dagomzet en 20 procent marge praat je over 48.000 euro. Een deel van die orders komt later alsnog binnen, een deel gaat naar iemand anders. Reken in dit voorbeeld met de helft, dus 24.000 euro.

Herstelkosten. Stel voor dit voorbeeld 15.000 euro aan externe hulp, onderzoek en extra inzet. Wat het in jouw geval wordt, hangt af van de oorzaak en van wat je zelf kunt oplossen.

Kosten na herstel. Werk je de achterstand weg met extra inzet, reken dan op een derde van die doorlopende loonkosten, dus 10.500 euro.

Met deze aannames komt dit voorbeeld uit op 81.000 euro voor één dag. Vul je eigen cijfers in en je hebt een getal dat wel over jouw organisatie gaat.

Meldplicht, klantvragen en verzekeringsvoorwaarden

Daarbovenop komt schade die moeilijker direct in euro’s is uit te drukken. Je grootste klant belt en vraagt of zijn gegevens veilig zijn. In je leveringsvoorwaarden staat een termijn die je die week niet haalt.

Zijn er persoonsgegevens geraakt, dan moet je beoordelen of sprake is van een meldplichtig datalek. Is dat zo, dan meld je dit in beginsel binnen 72 uur nadat je ervan op de hoogte bent bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook je cyberverzekering verdient aandacht. Of en hoeveel er wordt uitgekeerd, hangt af van je dekking en van de voorwaarden waaraan je moet voldoen. Daarover schreven we eerder dit stuk over cyberverzekeringen.

Reken van een paar uur tot een week

De meeste bedrijven rekenen met één dag, omdat dat behapbaar voelt. Toch begint het gesprek vaak eerder. Een paar minuten uitval merkt bijna niemand, een paar uur wel.

Deel dat dagbedrag daarom eerst op. De kosten die gewoon doorlopen, loon en misgelopen marge, komen in dit voorbeeld neer op bijna 7.000 euro per werkuur. Een ochtend zonder systemen kost je dan al ruim 25.000 euro, zonder dat er ook maar iets hersteld hoeft te worden.

Aan de andere kant kun je dat dagbedrag van 81.000 euro niet zomaar met zeven vermenigvuldigen. Loon en marge tellen elke dag opnieuw, terwijl je de herstelkosten grotendeels eenmalig betaalt. Zet daarom vier scenario’s naast elkaar. Wat betekent vier uur uitval, wat betekent een dag, wat betekent drie dagen en wat betekent een week? Dat zijn de bedragen waar je als bestuurder verantwoording over aflegt.

Welke processen mogen hoe lang stilliggen

Niet elk proces is even kritisch. Valt bij een distributiebedrijf de orderverwerking weg, dan staat het magazijn binnen een uur stil. Een adviesbureau kan een dag telefonisch verder. Daarom is de vervolgvraag interessanter dan het totaalbedrag. Welke processen mogen een paar minuten uit de lucht zijn, welke een paar uur, welke een dag en welke drie dagen?

Zodra je dat hebt bepaald, verandert de discussie in je MT. Het gaat dan niet meer over de prijs van een maatregel, maar over de verhouding tussen die prijs en het risico dat hij wegneemt. Investeer je vijf jaar lang 15.000 euro per jaar in continuïteit, dan leg je 75.000 euro op tafel. Voorkomt die maatregel in die periode één schadegeval van 81.000 euro, dan is de investering terugverdiend. Neemt hij maar een deel van het risico weg, dan hoort er een lager bedrag tegenover te staan. Meer weten over hoe lang je organisatie het volhoudt zonder systemen? Lees dit stuk over bedrijfscontinuïteit.

Meer weten?

Wil je deze som een keer voor jouw organisatie maken, met jouw omzet, jouw bezetting en jouw scenario’s? Bel 088 040 8200 of plan een afspraak in mijn agenda. Dan zetten we het in een uur op papier en weet je waar je aan toe bent.

Jasper van Riessen, mede-eigenaar Masugro