Waarom je IT-infrastructuur geen IT-project is, maar een strategische keuze

Stel je voor: het is maandagochtend, 7:15 uur. Je telefoon trilt. Een melding van je IT-systeem: “Database-error. Servers offline.” De orderverwerking? Onmogelijk. Voorraadupdates? Vergeet het maar. Klanten die vandaag hun bestelling verwachten? Die moet je teleurstellen. Met een knoop in je maag haast je je naar kantoor. Je weet dat elke minuut downtime direct omzetverlies betekent. Dit is precies waarom IT-infrastructuur niet zomaar een kostenpost is – het is een strategisch bedrijfsmiddel. In een sector met krappe marges kan zelfs korte downtime het verschil maken tussen winst en verlies. In deze blog vertelt Jasper van Riessen, mede-eigenaar van Masugro, hoe je als CFO of eigenaar van een groothandel controle krijgt over je IT-infrastructuur, onverwachte kosten elimineert en je bedrijf beschermt tegen de groeiende digitale dreigingen.

In het kort

Elke dag IT-uitval kost je al snel €10.000 tot €50.000 aan misgelopen orders, herstelwerk en ontevreden klanten. Toch zien we nog te vaak dat IT pas aandacht krijgt als het al te laat is. Een goede IT-infrastructuur is geen kostenpost, maar een strategisch bedrijfsmiddel. Het voorkomt verlies, verhoogt je leverbetrouwbaarheid en geeft je flexibiliteit om te groeien — of juist tijdelijk af te schalen.

Wat levert het op?

• Continuïteit: systemen blijven draaien, ook als er iets uitvalt.
• Kostenbeheersing: van onvoorspelbare facturen naar strak gebudgetteerde maandlasten.
• Efficiëntie: je ERP, WMS en webshop werken samen — geen dubbel werk, minder fouten.
• Schaalbaarheid: meer capaciteit bij piekdrukte, zonder grote investeringen.
• Sterkere marktpositie: klanten eisen digitale betrouwbaarheid. Jij scoort punten als het aantoonbaar goed geregeld is.

Waarom IT een hoofdpijndossier is voor veel groothandels

We zien het elke dag in de praktijk. Groothandels steken pas geld in hun IT-infrastructuur nadat er iets kapot is gegaan. Die verouderde server of die oude firewall? “Die doet het toch nog prima.” Totdat die apparatuur uitvalt en de hele bedrijfsvoering platligt. Dan is het opeens wél urgent.

Dit reactieve beleid werkte misschien tien jaar geleden nog, maar niet in 2025. De toenemende digitalisering en cyberdreigingen maken een proactieve IT-strategie onmisbaar. Maar wat maakt IT-beheer voor groothandels zo uitdagend?

• Je werkt met verschillende systemen die niet goed met elkaar communiceren
• IT-expertise is schaars en duur
• Elke verstoring kost direct geld – vertraagde bestellingen, gemiste leveringen
• IT-kosten lijken onvoorspelbaar en moeilijk te budgetteren
• Verouderde systemen maken je kwetsbaar voor cyberaanvallen

Vijf manieren om je IT-kosten voorspelbaar te maken

1. Stop met brandjes blussen in je IT-budget

Ken je dat gevoel? Je denkt dat je IT-budget onder controle is, tot er ineens een server vervangen moet worden of een licentie drastisch in prijs stijgt.

De oplossing is een duidelijke IT-strategie met jaarlijkse doelen en budgetplanning. Regelmatige IT-overleggen maken kosten inzichtelijk en voorkomen verrassingen. Met cloudoplossingen zoals Microsoft Azure betaal je voor wat je gebruikt, niet voor wat je misschien ooit nodig hebt. Ook hoef je je geen zorgen meer te maken over verouderde software, omdat updates automatisch worden uitgevoerd.

2. Maak je systemen veilig tegen dure aanvallen

Een cyberaanval kan je hele operatie platleggen. Wanneer je bedrijfskritische informatie niet bereikbaar is, staat alles stil.

Investeer in moderne beveiligingsoplossingen die verdachte activiteiten detecteren en automatisch actie ondernemen. Maar vergeet ook niet je medewerkers te trainen, want zelfs de beste firewall helpt niet als iemand op een phishing-link klikt. Deze combinatie van technologie en menselijke waakzaamheid biedt de beste bescherming.

3. Laat je systemen met elkaar praten

De meeste groothandels hebben drie tot vijf kernprogramma’s die cruciaal zijn voor hun bedrijfsvoering. Het probleem? Ze werken niet goed samen.

Je hoeft niet alle software te vervangen. Met de juiste integratietools breng je informatie samen in één overzichtelijk dashboard. Identificeer de belangrijkste applicaties en zorg dat deze gegevens uitwisselen. Dit vermindert dubbel werk, voorkomt fouten en geeft je real-time inzicht in je bedrijfsprocessen.

4. Laat je IT meegroeien en krimpen met je bedrijf

De groothandelsmarkt is veranderlijk. Traditionele IT-infrastructuur kan deze schommelingen niet kosteneffectief opvangen.

Met een cloudgebaseerde infrastructuur bepaal je zelf wat je nodig hebt. Groeit je bedrijf? Dan schaalt je IT-capaciteit automatisch mee. Moet je krimpen? Dan dalen je kosten weer. Dit pay-as-you-go-model voorkomt grote, risicovolle investeringen en zorgt voor flexibiliteit die past bij je actuele situatie.

5. Voorkom uitval met een redundante infrastructuur

IT-problemen ontstaan meestal op het slechtst mogelijke moment. Een defecte router of server kan je hele operatie stilleggen.

De oplossing ligt in redundantie – het hebben van back-upsystemen die automatisch overnemen als iets uitvalt. Dit lijkt in eerste instantie duurder, maar verdient zich snel terug bij de eerste verstoring die je ermee voorkomt. Eén dag bedrijfsuitval kost vaak meer dan de investering in een redundante oplossing.

Hoe ziet een zorgeloze IT-omgeving eruit?

Terug naar die maandagochtend uit de introductie. Maar nu heel anders: je stapt je kantoor binnen met een kop koffie in je hand. Geen alarmmeldingen, geen paniek. Je systemen draaien gewoon. Altijd. Betrouwbaar als een Zwitsers uurwerk.

Dit is geen fantasie, maar realiteit voor groothandels die bovenstaande vijf stappen implementeren. Een goed opgezette IT-infrastructuur zorgt voor:

• Altijd bereikbaar zijn – Redundante netwerken en internetverbindingen zorgen ervoor dat je systemen altijd online zijn, zelfs als er iets uitvalt.
• Effectieve beveiliging – Een moderne firewall houdt digitale inbrekers buiten, zonder dat jij er omkijken naar hebt.
• Gestroomlijnde systemen – Je applicaties werken naadloos samen, informatie stroomt automatisch van het ene naar het andere systeem.
• Flexibele capaciteit – Je IT-omgeving groeit of krimpt mee met je bedrijf, zonder grote investeringen vooraf.
• Voorspelbare kosten – IT-uitgaven zijn gebudgetteerd en onder controle, geen verrassingen meer.
• Snelle ondersteuning – Bij vragen of problemen staat er direct een specialist voor je klaar, geen wachttijden of doorverwijzingen.

Van kostenpost naar strategisch voordeel

Een goed opgezette IT-infrastructuur geeft je een concurrentievoordeel:

• Hogere productiviteit – Medewerkers kunnen zich focussen op hun kerntaken in plaats van te worstelen met IT-problemen.
• Betere klantenservice – Betrouwbare systemen zorgen voor snellere levertijden en accurate informatie naar klanten.
• Meer flexibiliteit – Snel inspelen op marktkansen zonder te worden geremd door technische beperkingen.
• Lagere operationele kosten – Minder uitval, minder herstelkosten, minder inefficiënties.
• Toekomstbestendigheid – Klaar zijn voor nieuwe technologieën en ontwikkelingen in je markt.

De volgende stap: van kwetsbaar naar weerbaar

Een strategische IT-infrastructuur is geen luxe meer voor groothandels – het is een noodzaak om concurrerend te blijven. Maar hoe weet je waar je moet beginnen?

Met een CIS Controls-check brengen we in kaart waar jouw groothandel staat op IT-gebied. Deze scan geeft inzicht in:

• Hoe goed je huidige infrastructuur presteert
• Waar de grootste risico’s en inefficiënties zitten
• Welke concrete verbeteringen direct resultaat opleveren

Als vervolgstap kunnen we ook compliance-aspecten zoals ISO 27001 en NIS2 inzichtelijk maken via een online portal, zodat je altijd actueel overzicht hebt van je IT-omgeving. Op basis van deze analyse kun je gerichte keuzes maken die passen bij jouw bedrijf en budget.

Meer weten?

Wil je weten hoe jouw IT-infrastructuur scoort? Plan een vrijblijvende CIS Controls-check in.

Jasper van Riessen, mede-eigenaar Masugro