Wat als je IT-partner morgen stopt? Zo borg je de continuïteit van je digitale omgeving

Het gebeurt vaker dan je denkt. Een IT-partner die overgenomen wordt en jouw bedrijf niet meer in het nieuwe beleid past. Die ene systeembeheerder met een burn-out, terwijl niemand anders jouw systemen kent. Of gewoon een bedrijf dat failliet gaat. Je mailserver draait door in Microsoft 365, maar wie beheert straks de licenties? De back-ups worden nog gemaakt, maar waar staan ze eigenlijk? Voor veel mkb-bedrijven zonder eigen IT-afdeling is dit een reëel risico dat ze liever niet onder ogen zien. In deze blog vertelt Jasper van Riessen, mede-eigenaar van Masugro, hoe je voorkomt dat je digitale omgeving gegijzeld wordt door één partij en welke concrete stappen je vandaag nog kunt zetten.

Het risico dat niemand wil zien

‘Onze IT-partner doet al jaren alles voor ons, die stopt echt niet zomaar.’ Ik snap die gedachte. Je vertrouwt op die ene partij die altijd alles regelt. Totdat het misgaat.

Wat als die ene systeembeheerder die alles van jouw omgeving weet ziek wordt? Het IT-bedrijf overgenomen wordt door een grotere partij die andere prioriteiten heeft? Of simpelweg besluit een andere richting in te slaan omdat enterprise-klanten meer opleveren?

Zonder eigen IT-kennis ben je volledig afhankelijk van je externe partner. Die afhankelijkheid wordt pas pijnlijk duidelijk als de partner er niet meer is. Lees meer over IT-afhankelijkheid.

De IT-kennis die je zelf moet hebben

Documenteer je digitale landschap. Maak een overzicht van alle systemen en diensten. Noteer: wat doet het, wie is de leverancier, wie beheert het? Bij 80% van de mkb-bedrijven ontbreekt dit overzicht. Een CIS Controls-check kan je hierbij helpen.

Beheer je eigen wachtwoorden. Alle beheerderswachtwoorden horen in een kluis die jij beheert. Gebruik een zakelijke passwordmanager waarbij jij de hoofdsleutel hebt. Deel specifieke wachtwoorden met je IT-partner, maar behoud de controle.

Ken je contracten en licenties. Verzamel alle IT-contracten en serviceovereenkomsten. Zorg dat deze op naam van jouw bedrijf staan, niet op die van je IT-partner. Check vooral domeinnamen en cloudabonnementen.

Signalen dat je te afhankelijk bent

• Je weet niet waar je back-ups staan
• Alleen je IT-partner heeft toegang tot kritieke systemen
• Je domeinnaam staat op naam van je IT-partner
• Er is geen documentatie over je infrastructuur
• Je kent maar één persoon bij je IT-partner

Het exit-plan dat elk mkb moet hebben

Stap 1: Inventariseer kwetsbaarheden. Welke systemen zijn bedrijfskritisch? Een simpele lijst volstaat: ‘Als X uitvalt, staat ons bedrijf stil.’

Stap 2: Eis overdraagbare documentatie. Laat je IT-partner een technisch dossier aanleggen. Update dit minimaal elk kwartaal. ISO27001-certificering vereist dit soort documentatie.

Stap 3: Bouw een vangnet en test je onafhankelijkheid. Kies een IT-partner die is aangesloten bij ICT Waarborg. Deze stichting garandeert dat bij faillissement van je IT-partner direct een andere deelnemende partner de dienstverlening overneemt. Je systemen, documentatie en kennis worden dan overgedragen aan dit vangnet. Test daarnaast jaarlijks: kan een collega van je IT-partner jouw omgeving overnemen zonder uitgebreide kennisoverdracht? Zo niet, dan ben je nog steeds te afhankelijk.

Contractafspraken die drama’s voorkomen

Een paar simpele afspraken in je contract kunnen veel ellende voorkomen:

Eigendomsrechten: Alle licenties en domeinnamen blijven jouw eigendom.

Documentatieverplichting: Actuele documentatie die maandelijks wordt verstrekt.

Exit-assistentie: Medewerking aan overdracht tegen vooraf afgesproken tarieven.

Van kwetsbaar naar weerbaar

‘Waarschijnlijk komt het goed’ is geen strategie. Start simpel: vraag je IT-partner om een compleet overzicht van je IT-omgeving. Als ze dat niet binnen een week kunnen leveren, weet je genoeg. Een professionele partner begrijpt jouw behoefte aan onafhankelijkheid.

Bij Masugro zijn we bijvoorbeeld aangesloten bij ICT Waarborg. Mocht er onverhoopt iets met ons gebeuren, dan staat er direct een andere gecertificeerde partner klaar om onze klanten te ondersteunen. Zo’n vangnet geeft rust, voor ons én voor onze klanten.

Wil je weten hoe afhankelijk jij bent van je huidige IT-partner? Plan een gesprek in voor een onafhankelijke IT-assessment. We brengen je kwetsbaarheden in kaart en helpen je een solide exit-strategie op te zetten.

Door: Jasper van Riessen, mede-eigenaar Masugro